Veelgestelde vragen

Op het moment dat je jouw eerste bestelling plaatst, zal je gevraagd worden om een (zakelijk of persoonlijk) account aan te maken. Pas dan zal je jouw bestelling kunnen bevestigen.

Stuur een e-mail naar hospitality@znz.be. Wij helpen je verder om je Hospitality.be profiel aan te maken binnen jouw account.

Accounts die vóór de lancering van het nieuwe Hospitality.be platform op 31/10/2024 aangemaakt zijn, zijn niet langer actief. Heb je op de genoemde datum geen registratiemail van ons ontvangen of sinds die tijd geen bestelling geplaatst? Maak dan een nieuw account aan.

Geen probleem! Je kan je account resetten via de knop “Wachtwoord vergeten?”. Kijk hierbij jouw e-mailadres goed na. Mocht je toch niets ontvangen, mail dan naar hospitality@znz.be.

Geen zorgen, elk geblokkeerd account wordt na 15 minuten terug vrijgegeven. Probeer het na een kwartiertje dus even opnieuw. Mocht je jouw wachtwoord niet meer kennen, maak dan gebruik van de knop “Wachtwoord vergeten?”.

Om ervoor te zorgen dat jouw Hospitality.be account steeds up-to-date is, kan je op elk moment zelf alle wijzigingen doorvoeren, van de naam van je account tot de (bedrijfs-) gegevens.

Concreet: in jouw Hospitality.be profiel > Accounts, kan je aanpassingen doen zodat alles correct op je bestelbevestiging en/of factuur (voor voldaan) staat.

Om gebruikers te verwijderen of toe te voegen aan een bedrijfsaccount, ga je naar je profiel (e-mailadres) > Account > Gebruikers. Je kan daar kiezen welke accounts verwijderd mogen worden. Via “Nieuwe Contact” kan je nieuwe gebruikers toevoegen.

Je kan het overzicht van je bestellingen per bedrijf makkelijk raadplegen op het Hospitality.be platform, door op je e-mailadres te klikken en dan “Accounts” te selecteren. In het venster linksboven zie je het bedrijf dat je op dit moment raadpleegt. In de tab “Bestellingen” linksonder kan je een overzicht van de bestellingen van dit bedrijf terugvinden.

Wil je bestellingen van een ander bedrijf bekijken? Open het dropdownmenu door op het pijltje naast de bedrijfsnaam te klikken en het volgende bedrijf dat je wenst te consulteren te selecteren.

1. Ga via hospitality.be naar het evenement van jouw keuze en klik onder de gewenste formule op de knop “RESERVEER JE ARRANGEMENTEN”.
2. Op de reserveringspagina, voeg je de gewenste aantallen toe aan je winkelmandje door eerst het aantal aan te passen en dan op de knop met het winkelwagentje te klikken.
   Als je meerdere types arrangementen wil bestellen, dien je deze handeling voor elke formule uit te voeren.
3. Vervolgens kijk je bij “Jouw bestelling” het “OVERZICHT” van deze bestelling na.
4. Ben je nog niet aangemeld? Dan kan je via “NIEUW HIER?” een Hospitality.be account aanmaken of via “AANMELDEN” met je gekende gegevens inloggen.
   Is jouw account aan meerdere bedrijven gelinkt? Dan kan je, eenmaal ingelogd, bij “DEZE BESTELLING” via het dropdownmenu het bedrijf selecteren waarvoor je aan het bestellen bent.
5. Tenslotte lees en accepteer je ons privacybeleid en onze algemene voorwaarden vooraleer je op “AANKOOP BEVESTIGEN” klikt, waarna je een bevestigingsmail ontvangt.

Net vóór je jouw bestelling afrondt, kijk je in de linkerkolom best even je gegevens na. Wil je voor een ander bedrijf dat aan jouw profiel gekoppeld is bestellen? Klik dan op het dropdownmenu bij je account. Staat het gewenste bedrijf er al tussen? Perfect, dan kan je dat selecteren!

Zo niet, maak een nieuw account aan met je gekend e-mailadres. Het bedrijf zal daarna toegevoegd worden aan je Hospitality.be profiel.

Als je reservatie nog niet bevestigd is, gelieve de gewenste wijziging zo snel mogelijk door te mailen naar hospitality@znz.be. Wij doen onze uiterste best om aan jouw vraag tegemoet te komen.
Eénmaal de bestelling bevestigd (en betaald) is, is het niet meer mogelijk om de inhoud van een bestelling te wijzigen.

Of er al dan niet met een wachtlijst gewerkt wordt, verschilt van evenement tot evenement of van formule tot formule. Is dit het geval, dan kan je je op twee manieren hierop inschrijven.

1. Op de pagina van het evenement klik je op de knop “WACHTLIJST”. Hier kan je jouw e-mailadres invullen en maak je jouw inschrijving definitief door op “HOU ME OP DE HOOGTE” te klikken.
2. Door op de pagina van het evenement bij de gewenste formule op de knop “RESERVEER JE ARRANGEMENTEN” te klikken, kan je je inschrijven op de wachtlijst van een bepaald arrangement. Je voert hier je e-mailadres in en bevestigt door op de knop “HOU ME OP DE HOOGTE” te klikken.

Je ontvangt geen bevestigingsmail als je ingeschreven bent op de wachtlijst.

Je zal een tweetal weken vóór het evenement je toegangsdocumenten kunnen downloaden via je hospitality.be profiel.

Wacht niet hierop om jouw genodigdenlijst samen te stellen. Dit kan via Profiel > Accounts > Genodigden. Voeg je je genodigden toe in je Hospitality.be profiel. Later kan je die ook toekennen aan de hospitality en/of parking vouchers. Op het moment dat de vouchers beschikbaar zijn, kan je ze makkelijk vanuit het platform uitsturen.

Vooraleer de vouchers beschikbaar zijn, zal je nog een e-mail met extra informatie ontvangen.

Om ervoor te zorgen dat jouw Hospitality.be account steeds up-to-date is, kan je op elk moment zelf alle wijzigingen doorvoeren, van de naam van je account tot de (bedrijfs-)gegevens.
Concreet: in jouw Hospitality.be profiel > Accounts > Account > “E-mail voor levering factuur”, kan je zelf ingeven naar welk e-mailadres de factuur (voor voldaan) verstuurd moet worden.

Je kan steeds je factuur (voor voldaan) raadplegen in je Hospitality.be profiel > Accounts > Bestellingen. Je kan de factuur downloaden door op het kleine icoontje achter het factuurnummer te klikken.

Het is helaas niet altijd mogelijk om last minute je bedrijfsnaam nog te wijzigen. Daarom raden we aan om dit op voorhand altijd goed na te kijken. In je Hospitality.be profiel bij Accounts > Account > “Voucher naam” kan je de algemene naam invoeren die op je vouchers (en eventuele locatieaanduiding in de hospitality ruimte) moet staan. Als er al een bedrijfsnaam op de voucher stond, zal je nieuwe bedrijfsnaam op de vouchers verschijnen wanneer je ze opnieuw downloadt.

Mocht je voor één specifieke bestelling een andere bedrijfsnaam op de vouchers willen, dien je dit bij het plaatsen van je bestelling in te vullen onder “Vouchernaam (optioneel)”. Ben je dit vergeten? Mail dan zo snel mogelijk naar hospitality@znz.be zodat we je in de mate van het mogelijke verder kunnen helpen.

Er kunnen meerdere redenen zijn waarom het (nog) niet mogelijk is om je voucher(s) te downloaden.

1. De vouchers voor het evenement zijn in het algemeen nog niet beschikbaar.
   In principe komen de vouchers pas twee weken vóór het evenement beschikbaar op het Hospitality.be platform. Zolang dit niet het geval is, krijg je een oranje scherm bij “Mijn vouchers”. Wij verwittigen je hiervan per e-mail.
2. Je hebt (een deel van) je bestelling nog niet betaald.
   In het geval niet alle bestellingen (volledig) betaald zijn, zullen de vouchers voor alle bestellingen niet downloadbaar zijn in je account. Dit herken je aan het rode scherm bij “Mijn vouchers”.
   Geen idee welke bestellingen je nog niet betaald hebt? Ga dan naar je Hospitality.be profiel > Accounts > Bestellingen. Als je betaald hebt, zal onder “factuurnummer” het nummer van je factuur voor voldaan staan samen met een download knop. Als hier geen cijfer staat, is er nog geen factuur (voor voldaan) gekoppeld aan die bestelling en zullen we je betaling wellicht nog niet (volledig) ontvangen hebben.
3. Je hebt een lastminute (bij)bestelling geplaatst en je hebt betaald, maar je voucher is nog niet download klaar.
   Wanneer je een lastminute (bij)bestelling plaatst en onmiddellijk betaalt, is het mogelijk dat jouw voucher nog niet downloadbaar is omdat we de voucher nog moeten (laten) aanmaken. Dit proberen we steeds zo snel mogelijk in orde te brengen.

Is geen enkele van bovenstaande redenen van toepassing en je kan je voucher(s) nog steeds niet downloaden? Mail naar hospitality@znz.be.

Het toekennen van genodigden is niet altijd verplicht, maar wordt wel altijd sterk aangeraden. Dit voor de volgende redenen:

1. Jouw persoonlijk comfort
   Je eigen verdeling van de vouchers zal vlotter verlopen door namen toe te voegen. Je kan in alle rust hieraan beginnen zodra de betaling in orde is en vóór de vouchers beschikbaar zijn. Je krijgt een duidelijk overzicht welke vouchers je al toegekend hebt en welke nog beschikbaar zijn. Bovendien kan je, zodra de vouchers beschikbaar zijn, ze rechtstreeks vanuit het platform naar al je genodigden sturen.
2. Vlotte toegang voor jouw genodigden
   Daarnaast garandeer je jouw genodigden een probleemloze toegang de dag zelf. Door het toekennen van namen, kunnen we gerichter vouchers opzoeken en eventuele problemen oplossen.
3. Informatie voor de toekomst
   Tenslotte kan je eenvoudig zelf bijhouden welke personen je de afgelopen jaren hebt uitgenodigd.

Je kan op twee manieren vouchers toekennen aan je genodigden:

1. Elke voucher apart toekennen aan een genodigde.
   Onder elke voucher staat een mannetje met een potlood. Aan de hand van het potlood kan je een genodigde aan het document toevoegen door via “Selecteer je genodigde” > “Nieuwe genodigde toevoegen”> Gegevens invullen > “Opslaan”. Of je kan een genodigde uit je adressenboek selecteren op voorwaarde dat je die op voorhand aanmaakte. Je kent de voucher finaal toe door op de knop “Opslaan” te klikken.
   Zodra een genodigde in je adressenboek staat, kan je die ook selecteren voor het toekennen van andere vouchers.
2. Meerdere vouchers tegelijk toewijzen aan één genodigde.
   Je selecteert via de bolletjes vooraan de vouchers, het aantal vouchers dat je wil toekennen aan één genodigde. Vervolgens klik je in het lint op de knop “Genodigde instellen” (die dan actief wordt).
   Je kiest voor een al aangemaakte genodigde of je vult op dat moment de gegevens van de genodigde in.

Eenmaal een genodigde toegekend is aan een voucher, zal zijn/haar naam verschijnen op de plek waar voorheen “Geen genodigde” stond. Op die manier weet je welke vouchers je al hebt toegekend en welke nog niet.

Er zijn meerdere manieren om je vouchers te verdelen/downloaden éénmaal je in “Mijn vouchers” zit:

1. Downloaden in bulk.
   Gebruik linksboven de knop “Selecteer alles” en klik vervolgens in het lint op de knop “Download”. Al je vouchers worden in één bestand gedownload.
   Wil je een onderscheid maken per type voucher? Kies dan via “Filters” > “Voucher” > het type voucher dat je wil downloaden > “Filters toepassen”. Vervolgens herhaal je bovenstaande stappen en zal je al je geselecteerde vouchers in één bestand kunnen downloaden, bv. je hospitality vouchers. Dit herhaal je dan voor andere type vouchers.
2. Verzenden vanop het platform – algemene vouchers.
   Je kan het gewenste aantal vouchers vanuit het systeem versturen naar jouw genodigden naar keuze (en dan dien je ze zelf niet te downloaden). Je selecteert de vouchers die je wenst te verdelen en klikt vervolgens op “verzend naar genodigden”. Hierbij krijg je ook nog de mogelijkheid om een gepersonaliseerde mail te sturen.
3. Verzenden vanop het platform – gepersonaliseerde vouchers.
   Als je graag de naam van je genodigden op je vouchers wenst, is dat ook mogelijk. Dit kan enerzijds via het potlood onder elke voucher te gebruiken, anderzijds door de gewenste vouchers te selecteren en vervolgens “Genodigde instellen”. Je geeft dan de gegevens van je genodigden in en hun naam zal op de vouchers verschijnen. Eenmaal een genodigde in het systeem staat, kan je die daarna steeds hergebruiken.
   Vervolgens selecteer je alle toegekende vouchers en verstuur je ze in bulk naar je genodigden via “Verzend naar genodigden”. De bijhorende mail kan je nog aanpassen. Let op! Het bericht is hetzelfde voor alle genodigden.

Je kans ons aanbod raadplegen op hospitality.be. Daar vind je een overzicht van alle evenementen waarvoor we momenteel hospitality formules aanbieden.

Parking vouchers kunnen niet voor alle evenementen afzonderlijk aangekocht worden.
Wanneer je parking vouchers kan aankopen, zal je deze mee kunnen selecteren tijdens het bestelproces van je hospitality arrangementen.

Als het niet mogelijk is om parking vouchers te selecteren tijdens het bestelproces, betekent dit dat ze niet afzonderlijk verkrijgbaar zijn.
Lees zeker altijd goed de inhoud van het arrangement na om te zien of er al dan niet een parking voucher inbegrepen is.

Het is niet voor elk evenement mogelijk om op voorhand consumptievouchers aan te kopen.
In het geval wij dergelijke vouchers aanbieden, zullen deze op de reserveringspagina van het evenement vermeld worden.

Hospitality by Zanzibar richt zich uitsluitend op de hospitality formules die voor de evenementen worden aangeboden. Voor aanvullende verzoeken met betrekking tot vervoer of accommodatie kunnen wij helaas geen ondersteuning bieden. Wij adviseren om de website van het evenement te raadplegen voor verdere informatie.