Questions fréquentes

Lors de votre première commande, vous serez invité à créer un compte (professionnel ou personnel). Ce n’est qu’une fois celui-ci créé que vous pourrez confirmer votre commande.

Envoyez un e-mail à l’adresse hospitality@znz.be. Nous vous aiderons à créer votre profil Hospitality.be dans votre compte.

Les comptes créés avant le lancement de la nouvelle plateforme Hospitality.be, le 31 octobre 2024, ne sont plus actifs. Vous n’avez pas reçu d’e-mail d’inscription de notre part à cette date ou vous n’avez pas passé de commande depuis ? Créez alors un nouveau compte.

Pas de problème ! Vous pouvez réinitialiser votre compte en cliquant sur le bouton « Mot de passe oublié ? ». Vérifiez bien votre adresse e-mail. Si vous n’avez toujours rien reçu, envoyez un e-mail à l’adresse hospitality@znz.be.

Pas d’inquiétude, votre compte sera débloqué automatiquement après 15 minutes. Essayez donc de nouveau après un quart d’heure. Si vous avez oublié votre mot de passe, utilisez le bouton « Mot de passe oublié ? ».

Pour que votre compte Hospitality.be soit toujours à jour, vous pouvez à tout moment effectuer vous-même toutes les modifications, du nom de votre compte aux données de votre entreprise.

Concrètement, dans votre profil Hospitality.be > Comptes, vous pouvez effectuer des modifications pour que tout soit correct sur votre confirmation de commande et/ou votre facture (acquittée).

Vous pouvez facilement consulter l’aperçu de vos commandes par entreprise sur la plateforme Hospitality.be en cliquant sur votre adresse e-mail, puis en sélectionnant « Comptes ». Dans la fenêtre située en haut à gauche, vous verrez l’entreprise que vous consultez actuellement. Dans l’onglet « Commandes » situé en bas à gauche, vous trouverez un aperçu de ces commandes.

Vous souhaitez consulter les commandes d’une autre entreprise ? Ouvrez le menu déroulant en cliquant sur la flèche située à côté du nom de l’entreprise, puis sélectionnez l’entreprise que vous souhaitez consulter.

1. Rendez-vous sur le site hospitality.be, sélectionnez l’événement de votre choix, puis cliquez sur le bouton « RÉSERVEZ VOS ARRANGEMENTS » correspondant à la formule souhaitée.
2. Sur la page de réservation, ajoutez les quantités souhaitées à votre panier en modifiant d’abord le nombre, puis en cliquant sur l’icône représentant un panier.
   Si vous souhaitez commander plusieurs types de formules, vous devez répéter cette opération pour chacune d’entre elles.
3. Vérifiez ensuite « VOTRE PANIER » de votre commande dans « Votre commande ».
4. Vous n’êtes pas encore inscrit ? Créez alors un compte Hospitality.be via « NOUVEAU ICI ? » ou connectez-vous avec vos identifiants via « S’INSCRIRE ».
   Votre compte est-il lié à plusieurs entreprises ? Une fois connecté, vous pouvez sélectionner l’entreprise pour laquelle vous passez la commande dans le menu déroulant « CET ORDRE».
5. Enfin, lisez et acceptez notre politique de confidentialité ainsi que nos conditions générales, puis cliquez sur « CONFIRMER L’ACHAT ». Vous recevrez ensuite un e-mail de confirmation.

Vérifiez vos coordonnées dans la colonne de gauche juste avant de finaliser votre commande. Si vous souhaitez passer une commande pour une autre entreprise liée à votre profil, cliquez sur le menu déroulant de votre compte. Cliquez alors sur le menu déroulant de votre compte. L’entreprise souhaitée figure-t-elle déjà dans la liste ? Parfait, vous pouvez alors la sélectionner !

Si ce n’est pas le cas, créez un nouveau compte avec l’adresse e-mail de l’entreprise. L’entreprise sera alors ajoutée à votre profil Hospitality.be.

Si votre réservation n’a pas encore été confirmée, veuillez nous faire parvenir la modification souhaitée par e-mail à l’adresse hospitality@znz.be dans les plus brefs délais. Nous ferons tout notre possible pour répondre à votre demande.

Une fois la commande confirmée (et payée), il n’est plus possible de la modifier.

La mise en place d’une liste d’attente varie en fonction de l’événement et de la formule choisis. Si tel est le cas, vous pouvez vous inscrire de deux manières :

1. Sur la page de l’événement, cliquez sur le bouton « LISTE D’ATTENTE ». Vous pouvez y saisir votre adresse e-mail et confirmer votre inscription en cliquant sur « TENEZ-MOI AU COURANT ».
2. Vous pouvez cliquer sur le bouton de la formule souhaitée « RÉSERVEZ VOS ARRANGEMENTS » sur la page de l’événement. Puis vous pouvez vous inscrire sur la liste d’attente d’un forfait spécifique. Vous devez y saisir votre adresse e-mail et confirmer en cliquant sur le bouton « TENEZ-MOI AU COURANT ».

Vous ne recevrez pas d’e-mail de confirmation lorsque vous vous inscrivez sur la liste d’attente.

Vous pourrez télécharger vos documents d’accès via votre profil Hospitality.be environ deux semaines avant l’événement.

N’attendez pas pour établir votre liste d’invités. Vous pouvez le faire via Profil > Comptes > Invités.
Ajoutez d’abord vos invités à votre profil Hospitality.be. Puis vous attribuez-leur les vouchers hospitality et/ou parking. Dès que les vouchers seront disponibles, vous pourrez facilement les leur envoyer depuis la plateforme.

Avant que les vouchers ne soient disponibles, vous recevrez un e-mail contenant des informations supplémentaires.

Pour que votre compte Hospitality.be soit toujours à jour, vous pouvez à tout moment effectuer vous-même toutes les modifications nécessaires, du nom de votre compte aux données de l’entreprise.

Concrètement, dans votre profil Hospitality.be > Comptes > Compte > « E-mail pour l’envoi de la facture », vous pouvez indiquer l’adresse e-mail à laquelle la facture (acquittée) doit être envoyée.

Vous pouvez consulter votre facture (acquittée) à tout moment dans votre profil Hospitality.be > Comptes > Commandes. Pour la télécharger, cliquez sur la petite icône située derrière le numéro de facture.

Malheureusement, il n’est pas toujours possible de modifier le nom de votre entreprise à la dernière minute. C’est pourquoi nous vous recommandons de toujours vérifier cela à l’avance. Dans votre profil Hospitality.be, sous Comptes > Compte > « Nom du voucher », vous pouvez saisir le nom général qui doit figurer sur vos vouchers, ainsi que l’indication du lieu d’accueil si applicable. Si un nom d’entreprise figure déjà sur le voucher, votre nouveau nom apparaîtra sur les vouchers lorsque vous les téléchargerez à nouveau.

Si vous souhaitez un autre nom d’entreprise sur les vouchers pour une commande spécifique, vous devez l’indiquer lors de la passation de votre commande, dans le champ « Nom du voucher (optionnel) ». Vous avez oublié de le faire ? Envoyez alors un e-mail dès que possible à l’adresse hospitality@znz.be afin que nous puissions vous aider dans la mesure du possible.

Plusieurs raisons peuvent expliquer pourquoi il n’est pas (encore) possible de télécharger votre ou vos vouchers :

1. Les vouchers pour l’événement ne sont généralement pas encore disponibles.
   En principe, les vouchers ne sont disponibles sur la plateforme Hospitality.be que deux semaines avant l’événement. Tant que ce n’est pas le cas, un écran orange apparaît sous « Mes vouchers ». Nous vous en informons par e-mail.
2. Vous n’avez pas encore payé (une partie de) votre commande.
   Si toutes les commandes n’ont pas été (entièrement) payées, il ne sera pas possible de télécharger tous les vouchers depuis votre compte. Vous le reconnaîtrez à l’écran rouge qui s’affiche sous la rubrique « Mes vouchers ».
   Vous ne savez pas quelles commandes vous n’avez pas encore payées ? Rendez-vous sur votre profil Hospitality.be > Comptes > Commandes. Si vous avez déjà payé, le numéro de votre facture apparaîtra sous « Numéro de facture » avec un bouton de téléchargement. Si aucun numéro n’apparaît, c’est que nous n’avons probablement pas encore reçu (intégralement) votre paiement et qu’aucune facture n’est encore associée à cette commande.
3. Vous avez passé une commande (supplémentaire) de dernière minute et vous avez payé, mais votre voucher n’est pas encore prêt à être téléchargé.
   Si vous passez une commande de dernière minute et que vous payez immédiatement, il se peut que votre voucher ne soit pas encore disponible, car nous devons encore le créer (ou le faire créer). Nous nous efforçons toutefois de régler ce problème le plus rapidement possible.

Aucune de ces raisons ne s’applique et vous n’arrivez toujours pas à télécharger votre ou vos voucher(s) ? Envoyez un e-mail à l’adresse hospitality@znz.be.

L’attribution des invités n’est pas toujours obligatoire, mais elle est fortement recommandée. Pour les raisons suivantes :

1. Votre confort personnel
   L’ajout des noms facilite la répartition des vouchers. Vous pouvez vous y atteler dès que le paiement est effectué et avant que les vouchers ne soient disponibles, en toute tranquillité. Vous obtenez ainsi un aperçu clair des vouchers déjà attribués et de ceux qui sont encore disponibles. De plus, dès que les vouchers sont disponibles, vous pouvez les envoyer directement à tous vos invités depuis la plateforme.
2. Accès facile pour vos invités
   Vous garantissez à vos invités un accès sans problème le jour même. En attribuant des noms, nous pouvons rechercher les vouchers de manière plus ciblée et résoudre d’éventuels problèmes.
3. Informations pour l’avenir
   De plus, il est facile de garder une trace des personnes que vous avez invitées ces dernières années.

Vous pouvez attribuer des vouchers à vos invités de deux manières :

1. Attribuer chaque voucher séparément à un invité.
   Sous chaque voucher se trouve un petit bonhomme avec un crayon. Pour ajouter un invité au document, vous le cliquez et après « Sélectionner l’invité » > « Ajouter un nouvel invité », puis remplissez les données et cliquez sur « Sauvegarder ». Vous pouvez également sélectionner un invité figurant dans votre carnet d’adresses, à condition de l’avoir créé au préalable. Vous attribuez définitivement le voucher en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ».
   Dès qu’un invité figure dans votre carnet d’adresses, vous pouvez également le sélectionner pour lui attribuer d’autres vouchers.
2. Attribuer plusieurs vouchers en même temps à un seul invité.
   Sélectionnez les vouchers à l’aide des cases à cocher situées à l’avant, puis indiquez le nombre de vouchers que vous souhaitez attribuer à un invité. Cliquez ensuite sur le bouton « Configurer l’invité » (qui devient alors actif) dans le ruban.
   Vous pouvez alors choisir un invité déjà créé ou saisir ses coordonnées.

Une fois qu’un invité a été attribué à un voucher, son nom apparaît à l’emplacement précédemment occupé par « Aucun invité ». Vous savez ainsi quels vouchers ont déjà été attribués et lesquels ne le sont pas encore.

Une fois que vous êtes dans « Mes vouchers », il existe plusieurs façons de les répartir/télécharger :

1. Téléchargement en masse
   Utilisez le bouton « Tout sélectionner » en haut à gauche, puis cliquez sur le bouton « Télécharger » dans le ruban. Tous vos vouchers seront téléchargés dans un seul fichier.
   Vous souhaitez faire une distinction par type de voucher ? Via « Filtres » > « Voucher » > sélectionnez le type de voucher que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur « Appliquer les filtres ». Ensuite, répétez les étapes ci-dessus et vous téléchargez tous les vouchers sélectionnés dans un seul fichier, par exemple vos vouchers hospitality. Répétez cette opération pour les autres types de vouchers.
2. Envoi depuis la plateforme – vouchers généraux.
   Vous pouvez envoyer le nombre souhaité de vouchers à vos invités depuis le système (vous n’avez donc pas besoin de les télécharger vous-même). Sélectionnez les vouchers que vous souhaitez distribuer, puis cliquez sur « envoyer aux invités ». Vous avez également la possibilité d’envoyer un e-mail personnalisé.
3. Envoi depuis la plateforme – vouchers personnalisés.
   Si vous souhaitez que le nom de vos invités figure sur les vouchers, c’est également possible. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le crayon situé dessous chaque voucher ou sélectionner les vouchers souhaités, puis cliquer sur « Définir un invité ». Saisissez alors les coordonnées de vos invités, et leur nom apparaîtra sur les vouchers. Une fois qu’un invité est enregistré dans le système, vous pouvez le réutiliser à tout moment.
   Vous pouvez ensuite sélectionner tous les vouchers attribués et les envoyer en masse à vos invités via « Envoyer aux invités ». Vous pouvez encore modifier le message correspondant. Attention ! Le message est le même pour tous les invités.

Vous pouvez consulter notre offre sur le site hospitality.be. Vous y trouverez la liste de tous les événements pour lesquels nous proposons actuellement des formules hospitality.

Les vouchers parking ne peuvent pas être achetés séparément pour tous les événements.
Lorsque cette option est disponible, vous pourrez les sélectionner lors de la commande de vos formules hospitality.

Si vous ne pouvez pas sélectionner de vouchers parking lors du processus de commande, c’est qu’ils ne sont pas disponibles séparément.
Nous vous invitons à consulter attentivement le contenu du forfait pour savoir si un voucher parking est inclus.

Il n’est pas possible d’acheter à l’avance des vouchers de consommation pour tous les événements.
Si nous proposons ce type de vouchers, ils seront mentionnés sur la page de réservation de l’événement.

Hospitality by Zanzibar se concentre exclusivement sur les formules hospitality pour les événements. Nous ne sommes malheureusement pas en mesure de répondre aux demandes supplémentaires concernant le transport ou l’hébergement. Nous vous invitons à consulter le site web de l’événement pour obtenir davantage d’informations.